Всё начинается с документов

Документы лежат в основе всех бизнес-процессов, на них строится внутреннее и внешнее взаимодействие компании.

Затянутый переговорный процесс, необоснованные издержки на внутреннее согласование, ошибки и противоречия в условиях, поздний запуск проектов — результат нерешённых проблем документооборота.

Что не так с традиционными документами?

Симплоер меняет привычное представление о документах в бизнесе

Метод Симплоера — абсолютно иной взгляд на лигал-дизайн. Для нас лигал-дизайн — больше, чем улучшение внешнего вида документа.

Мы проводим масштабную работу — реинжиниринг документооборота. Это трансформация всего документооборота под текущие и потенциальные потребности бизнеса.

Реинжиниринг документооборота решает 5 бизнес-задач

1
Скорость

Реинжиниринг документооборота в несколько раз ускоряет бизнес-процессы. Понятные и структурированные документы не вызывают необоснованных споров у контрагентов и не тормозят переговоры, их быстрее согласовывают внутренние подразделения.

2
Точность

Чрезмерное количество опций, выбор противоречащих условий, необходимость самостоятельно придумывать формулировки, поиск нужного шаблона из сотен других повышают вероятность ошибок. Иногда бизнес платит за них слишком высокую цену.

Свести количество таких ошибок к минимуму помогают унификация, грамотно выстроенная архитектура регулирования и чёткая структура документа. Это основной фокус каждого проекта по реинжинирингу документооборота.

3
Экономия

Экономический эффект лигал-дизайна и реинжи­ни­ринга — снижение числа необоснованных издержек. Например, минимизируется упущенная выгода от затянутого переговорного процесса или расходы на нестандартные договорные процедуры.

Унифицированный документооборот дешевле автоматизировать — единообразные документы лучше приспосабливаются к софту.

4
Удобство

Реинжиниринг формирует качественный пользовательский опыт. Каждый документ состоит из функциональных единиц, которые делают работу с ним приятнее: читабельный текст, удобные для заполнения поля, устойчивое форматирование. Эстетичные документы станут частью имиджа компании.

5
Масштабируемость

Новая архитектура регулирования позволит компании оперативнее реагировать на внешние изменения, а также без лишних затрат ресурсов адаптировать документы под обновлённые бизнес-процессы. После реинжиниринга документооборот компании сможет эффективно функционировать на одних и тех же принципах ещё 10–15 лет.

Метод Симплоера

Как Симплоер делает лигал-дизайн

Аудит

Аудит определяет самое важное для оптимизации документооборота — масштабируемость документов.

Мы начинаем каждый проект с тщательного исследования документов, лежащих в основе конкретного бизнес-процесса. Изучаем, как он устроен, и какие задачи в нём решает документ, анализируем связи между однородными документами.

Архитектура

Мы пересматриваем подходы к юридической стороне бизнес-процесса и при необходимости предлагаем решения по его оптимизации. Например, более эффективный порядок согласования и подписания документа.

На этом этапе формируется архитектура регулирования — строительные блоки документооборота. Это типы документов, которые лягут в основу регулирования, и принципы действия документооборота на 10–15 лет вперёд.

С грамотно выстроенной архитектурой регулирования число шаблонов может измениться со 100 до 2.

Структура

В структуре каждого документа Симплоера лежит модульный подход.

Чтобы обеспечить удобство работы с документом, мы разделяем всю информацию на отдельные смысловые блоки и задаём новую логику изложения, избавляемся от дублирований и вводим «говорящие» заголовки.

Текст

При работе с текстом мы ставим задачу упростить его и при этом сохранить изначально заложенную юридическую защиту.

Мы переводим текст с громоздкого юридического языка на лаконичный и строгий, но при этом понятный человеческий язык: вычищаем канцеляризмы и клише, улучшаем структуру предложений, вводим более удачную терминологию.

Дизайн

Концепция внешнего вида документов разрабатывается индивидуально для каждого документа, исходя из его задач. Мы расставляем акценты, которые помогают лучше ориентироваться в тексте, визуализируем некоторые виды данных и настраиваем устойчивое форматирование.

Все дизайн-приёмы Симплоера разработаны на уровне Microsoft Word, поэтому конечные пользователи смогут работать с вёрсткой документа самостоятельно.

Следующие шаги

Закажите лигал-дизайн Корпоративное обучение


Подпишитесь на телеграм о лигал-дизайне

Посмотрите кейс о создании SimpleNDA

Посмотрите кейс о лигал-дизайне кредитных документов

Скачайте исследование о лигал-дизайне в России

Почитайте манифест юридического дизайна