Мосэнергосбыт каждый день заключает сотни договоров энергоснабжения с абонентами из b2b-, b2g- и b2c-сегментов. Компания одновременно работает с крупными производствами, госучреждениями, ТСЖ и даже дачниками из Подмосковья.
В этом проекте мы работали со сложными договорами, где нельзя упускать технические детали. Сама отрасль — крайне зарегулирована. В таких сложных правоотношениях критично, чтобы договоры для контрагентов были понятными и удобными. Для сотрудников Мосэнергосбыта, которые их каждый день заполняют и проверяют, они должны быть быстрыми и техничными.
В этом проекте мы работали со сложными договорами, где нельзя упускать технические детали. Сама отрасль — крайне зарегулирована. В таких сложных правоотношениях критично, чтобы договоры для контрагентов были понятными и удобными. Для сотрудников Мосэнергосбыта, которые их каждый день заполняют и проверяют, они должны быть быстрыми и техничными.
Договор энергоснабжения нового поколения для Мосэнергосбыта
Задачи проекта
Ирина Пескова, заместитель генерального директора по правовому и корпоративному обеспечению Мосэнергосбыта
Симплоер помог нам переосмыслить, как могут выглядеть и работать договоры. Из тяжёлых и громоздких документов мы сделали удобные, понятные и структурированные. Теперь с ними приятнее работать и нашим контрагентам, и нам самим.
Коллеги унифицировали регулирование, сложную информацию изложили точно и ёмко.
Для нас было важно, чтобы решение было масштабируемым — чтобы мы потом могли самостоятельно раскатать его на другие виды договоров.
Новые документы вдохновили бизнес. Коллеги сказали, что юристы Мосэнергосбыта задали колоссально высокую планку остальному рынку.
Коллеги унифицировали регулирование, сложную информацию изложили точно и ёмко.
Для нас было важно, чтобы решение было масштабируемым — чтобы мы потом могли самостоятельно раскатать его на другие виды договоров.
Новые документы вдохновили бизнес. Коллеги сказали, что юристы Мосэнергосбыта задали колоссально высокую планку остальному рынку.
Сделать договоры понятными и удобными для контрагентов из b2b- и b2g-сегментов. Помочь им разобраться в технических вопросах поставки
Ускорить согласование с b2b- и b2g-сегментами — уменьшить количество вопросов и правок в положения, которые Мосэнергосбыт не может менять по закону
Сделать дружелюбный b2c-договор и обратить внимание абонентов на ключевые обязательства
Сделать шаблоны удобнее для внутренних служб Мосэнергосбыта. Помочь проверяющим быстро находить отклонения от стандартных условий
Сделать документооборот масштабируемым. Чтобы команда Мосэнергосбыта могла распространить новые принципы на другие типы договоров
Ускорить обновление стандартных условий
Ускорить согласование с b2b- и b2g-сегментами — уменьшить количество вопросов и правок в положения, которые Мосэнергосбыт не может менять по закону
Сделать дружелюбный b2c-договор и обратить внимание абонентов на ключевые обязательства
Сделать шаблоны удобнее для внутренних служб Мосэнергосбыта. Помочь проверяющим быстро находить отклонения от стандартных условий
Сделать документооборот масштабируемым. Чтобы команда Мосэнергосбыта могла распространить новые принципы на другие типы договоров
Ускорить обновление стандартных условий
Инженерные недостатки исходных документов
Исходная архитектура сложилась много лет назад. Со временем в документах появились инженерные недостатки, из-за которых их стало сложнее поддерживать в актуальном состоянии.
Свой шаблон под каждый сегмент. При этом сами шаблоны совпадали на 90%. Юридической команде было сложно их обновлять, когда меняются законодательство или позиция компании
Текст разделён на 3 отдельных документа без очевидных сценариев чтения. В одном были «общие» правила, в другом — порядок оплаты, в третьем — порядок расчёта потреблённой электроэнергии. При этом в «общих» правилах могли быть положения из второго и третьего приложения, часто с дублированиями
Сложная структура. Например, раздел «Права и обязанности» занимал до 10 страниц. С такой структурой сложно понять, как в реальности устроен процесс
Технические переменные нужно было собирать, как пазл, из разных файлов. Один договор включал 10–20 разных файлов. Подписывать и проверять их приходилось вручную
Сложный текст. Встречались предложения по 120–150 слов
Текст разделён на 3 отдельных документа без очевидных сценариев чтения. В одном были «общие» правила, в другом — порядок оплаты, в третьем — порядок расчёта потреблённой электроэнергии. При этом в «общих» правилах могли быть положения из второго и третьего приложения, часто с дублированиями
Сложная структура. Например, раздел «Права и обязанности» занимал до 10 страниц. С такой структурой сложно понять, как в реальности устроен процесс
Технические переменные нужно было собирать, как пазл, из разных файлов. Один договор включал 10–20 разных файлов. Подписывать и проверять их приходилось вручную
Сложный текст. Встречались предложения по 120–150 слов
❌
❌
❌
❌
❌
Трёхзвенная DRY-архитектура
Мы унифицировали условия, которые одинаковые для всех сегментов. После этого распределили их на 3 уровнях.
Результат — понятные и логичные документы на сайте и удобные шаблоны с технической информации о сделке.
Если новый договор автоматизировать, то инициаторам нужно будет заполнять всего 5–10 полей вместо 50.
Эффект DRY-архитектуры
Выше управляемость условий, которые одинаковые для всех типов абонентов. Если меняется стандарт, изменения нужно вносить только в один документ
Удобнее и быстрее работа с технической и коммерческой информацией. Сотрудники заполняют несколько полей в договоре и спецификации и не вычитывают шаблоны каждый раз целиком
Стало меньше шаблонов
Команда Мосэнергосбыта может быстрее адаптировать документы под новые типы абонентов или правоотношения. Для этого не нужно будет с нуля создавать новый шаблон — достаточно добавить уникальные условия в Видовые условия энергоснабжения
Удобнее и быстрее работа с технической и коммерческой информацией. Сотрудники заполняют несколько полей в договоре и спецификации и не вычитывают шаблоны каждый раз целиком
Стало меньше шаблонов
Команда Мосэнергосбыта может быстрее адаптировать документы под новые типы абонентов или правоотношения. Для этого не нужно будет с нуля создавать новый шаблон — достаточно добавить уникальные условия в Видовые условия энергоснабжения
Структура документов
При разработке структуры наша задача была помочь людям без специальных технических знаний разобраться, как устроен процесс поставки электроэнергии.
В новых документах мы выбрали хронологический порядок изложения. Мы заложили модульную структуру, с которой документ читается, как рассказ. Такая структура работает одинаково хорошо для самых частых сценариев чтения — когда документ читают целиком, и когда пытаются найти конкретное положение.
В новых документах мы выбрали хронологический порядок изложения. Мы заложили модульную структуру, с которой документ читается, как рассказ. Такая структура работает одинаково хорошо для самых частых сценариев чтения — когда документ читают целиком, и когда пытаются найти конкретное положение.
Понятный текст
В тексте мы использовали строгий юридический язык. Очистили его от канцелярита и клише, но при этом полностью сохранили юридический эффект, который изначально был заложен в документы. Ввели более точную и понятную терминологию. Текст стало быстрее читать и удобнее согласовывать.
Отдельное мастерство понадобилось, чтобы понятно, но без потери смысла, объяснить пользователям сложные технические аспекты поставки.
Отдельное мастерство понадобилось, чтобы понятно, но без потери смысла, объяснить пользователям сложные технические аспекты поставки.
В b2c-договоре в основной документ вынесли ключевые обязательства, о которых должен помнить абонент.
Вёрстка и управление вниманием
Вёрстка прошла десятки итераций. Мы тестируем её в разных сценариях чтения: с компьютера, телефона и на бумаге — с высоким и низким качеством печати. Когда документ нужно прочитать целиком, и когда нужно найти конкретный пункт.
Интерфейс документа
Автоматическое оглавление
Автоматическое оглавление особенно полезно для объёмных документов. В нужный раздел можно попасть в один клик.
Удобные заполняемые поля
Заполняемые поля всегда выделены серой заливкой. Их невозможно пропустить при заполнении, и сразу видно при перепроверке. Нумерация при добавлении и удалении строк обновляется автоматически. Таблицы масштабируются под нужный объём информации.
Гайдлайн и обучение
Нет никакой ценности в том, что юрист каждый раз тратит время на принятие решения о размере абзацного отступа или кегле в заголовках. Тем более не возникает ценности, когда юристам приходится постоянно править форматирование за бизнесом или за другими юристами.
Настройка форматирования — это регулярное действие, которое юристы совершают ежедневно по нескольку раз. Поэтому его нужно обязательно стандартизировать.
Специально для команды Мосэнергосбыта разработали гайдлайн с правилами оформления документов. С ним юристы быстрее создают новые документы, юрдепартаменту проще поддерживать единый высокий стандарт качества всех документов — не только договоров энергоснабжения, но и внутренних документов, судебных документов, корпоративных и т. д.
Настройка форматирования — это регулярное действие, которое юристы совершают ежедневно по нескольку раз. Поэтому его нужно обязательно стандартизировать.
Специально для команды Мосэнергосбыта разработали гайдлайн с правилами оформления документов. С ним юристы быстрее создают новые документы, юрдепартаменту проще поддерживать единый высокий стандарт качества всех документов — не только договоров энергоснабжения, но и внутренних документов, судебных документов, корпоративных и т. д.
Ирина Пескова, заместитель генерального директора по правовому и корпоративному обеспечению в Мосэнергосбыте
Спасибо Симплоеру за основательный подход к работе. Вместе с коллегами сделали лучшие документы на рынке и при этом мы, юристы, вдохновились на изменения. Юридическая команда теперь по-другому оценивает эффективность документов и работает по более высокому стандарту качества. Симплоер делает вещи, которые должны стать нормой для всего рынка.
Запишитесь на консультацию. Расскажем, как Симплоер может помочь вашей юридической команде работать эффективнее