В договорном процессе «Газпром нефти» каждый день участвуют тысячи людей — от инициаторов, бухгалтерии и юристов до топ-менеджеров. У каждого своя задача: экономистам важно быстро понять коммерческие условия сделки, юристам — чтобы было сразу видно отклонения от стандартных условий, инициаторам — чётко видеть, какие обязательства и когда нужно исполнять.
В таких промышленных масштабах быстрые и удобные документы — гигиенический минимум.
В таких промышленных масштабах быстрые и удобные документы — гигиенический минимум.
Реинжиниринг документооборота в «Газпром нефти»
Задачи проекта
Павел Тимофеев, старший директор по правовым вопросам в «Газпром нефть Экспертные решения»
Мы обратились в Симплоер, потому что искали лучшие рыночные практики в юридическом дизайне. Нам нужно было решение, с которым мы могли бы самостоятельно выстроить эффективную работу. Мы протестировали предложенные Симплоером решения в пилотном проекте и затем начали применять подход в договорной работе по всем направлениям бизнеса. Концепция Симплоера помогла нам сделать документы совершенно другого уровня качества, с которыми удобно работать юристам, бизнес-подразделениям и контрагентам. Бизнесу особенно понравилось, что вместо стандартного 70-страничного договора они работают с документом на 5−7 листах, в котором вся информация удобно структурирована.
Оптимизировать подготовку и внутреннее согласование договоров — чтобы менеджеры могли быстрее заполнять пустые поля, а согласующие — моментально выявлять отклонения от стандартных условий
Исключить юристов из согласования стандартных договоров
Уменьшить количество ошибок при заполнении договора
Сделать условия договоров понятнее для контрагентов
Подготовить договоры к автоматизации
Исключить юристов из согласования стандартных договоров
Уменьшить количество ошибок при заполнении договора
Сделать условия договоров понятнее для контрагентов
Подготовить договоры к автоматизации
Исследование
Начали с большого исследования текущих документов. Вчитываемся в каждое условие. Разбираем на запчасти шаблоны и примеры заключённых договоров. Изучаем, как устроен процесс согласования, какие возникают проблемы у сотрудников и контрагентов, какие условия часто правят.
Базовый принцип исходной архитектуры — свой шаблон под каждый тип договора. Такой подход кажется логичным. Но в масштабах всего документооборота это оказывается главным источником инертности системы.
При анализе выявили два базовых сценария работы с документами. Часть договорных условий остается неизменной от договора к договору, эти условия статичны. Другие условия активно обсуждаются и изменяются в зависимости от специфики предмета договора и отношений с контрагентом. Они динамичны.
При анализе выявили два базовых сценария работы с документами. Часть договорных условий остается неизменной от договора к договору, эти условия статичны. Другие условия активно обсуждаются и изменяются в зависимости от специфики предмета договора и отношений с контрагентом. Они динамичны.
Статические и динамические условия лучше не перемешивать. Для каждого сценария нужен свой подход к документам.
Принцип DRY
Мы придумали решение, как разделить статические и динамические условия, чтобы при этом не дублировать одинаковые положения в разных шаблонах.
В разработке софта есть полезный принцип DRY — Don’t Repeat Yourself. Он означает, что любое правило должно быть сформулировано только один раз и распространяться сразу на всю систему. Этот принцип отлично применяется и к договорам: если какое-то условие встречается более, чем в одном договоре, его нужно унифицировать и записывать только один раз.
Далее — о том, как принцип DRY работает на практике.
В разработке софта есть полезный принцип DRY — Don’t Repeat Yourself. Он означает, что любое правило должно быть сформулировано только один раз и распространяться сразу на всю систему. Этот принцип отлично применяется и к договорам: если какое-то условие встречается более, чем в одном договоре, его нужно унифицировать и записывать только один раз.
Далее — о том, как принцип DRY работает на практике.
Четырёхзвенная архитектура
Мы избавились от всех дублирований в исходных шаблонах. Первоначальное регулирование пересобрали на 4 новых уровнях документов.
Эффект четырёхзвенной архитектуры
Единый стандарт регулирования во всей группе компаний
Если меняется стандарт, изменения нужно вносить только в один документ
Согласующие внутри компании сразу видят отклонения от стандарта и при согласовании не тратят время на вычитывание всех условий
Удобнее и быстрее создавать договор. Сотрудники заполняют несколько полей с коммерческой информацией в Договоре и Спецификации и не вычитывают шаблоны каждый раз целиком
Стало меньше форм документов
Юристам проще и быстрее создавать шаблоны под новые правоотношения
В будущем договоры будет быстрее автоматизировать
Если меняется стандарт, изменения нужно вносить только в один документ
Согласующие внутри компании сразу видят отклонения от стандарта и при согласовании не тратят время на вычитывание всех условий
Удобнее и быстрее создавать договор. Сотрудники заполняют несколько полей с коммерческой информацией в Договоре и Спецификации и не вычитывают шаблоны каждый раз целиком
Стало меньше форм документов
Юристам проще и быстрее создавать шаблоны под новые правоотношения
В будущем договоры будет быстрее автоматизировать
Модульная структура
Обычно в документах непоследовательная структура. Ключевые условия могут быть бессистемно собраны в разделе-контейнере «Права и обязанности» или разбросаны по всему договору. Например, чтобы понять, как устроена приёмка, нужно прочитать раздел «Предмет договора», потом «Порядок приёмки-передачи», «Порядок оплаты», немного «Ответственности» и Приложение 4.
В новых документах заложены строгие принципы структуры. С ними договор читается, как рассказ. Такая структура работает одинаково хорошо для самых частых сценариев чтения — когда документ читают целиком и когда пытаются найти конкретное положение.
Принципы структуры:
Ещё один важный принцип — один раздел = одна тема. В разделе «Порядок приёмки» будет описана только приёмка. При этом читатель всегда может быть уверен, что прочитав раздел «Порядок приёмки», он узнал всё, что касается приёмки и ему не нужно ещё дополнительно вычитывать остальной документ.
В новых документах заложены строгие принципы структуры. С ними договор читается, как рассказ. Такая структура работает одинаково хорошо для самых частых сценариев чтения — когда документ читают целиком и когда пытаются найти конкретное положение.
Принципы структуры:
- условия расположены по хронологии исполнения
- от более важных к менее важным
- от условий, которые ищут чаще, к условиям, которые ищут реже.
Ещё один важный принцип — один раздел = одна тема. В разделе «Порядок приёмки» будет описана только приёмка. При этом читатель всегда может быть уверен, что прочитав раздел «Порядок приёмки», он узнал всё, что касается приёмки и ему не нужно ещё дополнительно вычитывать остальной документ.
Выверенный текст
Текст договоров, участвующих в пилотном проекте, очистили от положений, которые не несут смысла, но перегружают текст и утяжеляют чтение. При этом полностью сохранён юридический эффект, который изначально был заложен в документы.
Мы использовали строгий юридический язык. Текст очищен от канцелярита и клише.
Мы использовали строгий юридический язык. Текст очищен от канцелярита и клише.
Вёрстка и навигация
Вёрстка прошла десятки итераций. Мы тестируем её в разных сценариях чтения: с компьютера, телефона и на бумаге — с высоким и низким качеством печати. Когда документ нужно прочитать целиком, и когда нужно найти конкретный пункт.
Сетка документа
Навигация
Кликабельное и автообновляемое оглавление. К любому разделу документа можно перейти в один клик.
Подписи в начале договора
Навигация по ключевым обязательствам в начале договора
В начале договора — список ключевых обязательств с дедлайнами.
Лигал-дизайн-система
Нет никакой ценности в том, что юрист каждый раз тратит время на принятие решения о размере абзацного отступа или кегле в заголовках. Тем более не возникает ценности, когда юристам приходится постоянно править форматирование за бизнесом или за другими юристами.
Настройка форматирования — это регулярное действие, которое юристы совершают ежедневно по нескольку раз. Поэтому его нужно обязательно стандартизировать.
Специально для юридической команды «Газпром нефти» разработали систему правил оформления документов с учётом принципов лига-дизайна. С ней юристы быстрее создают новые документы, а юрдепартаменту проще поддерживать единый высокий стандарт качества во всей группе компаний.
После Симплоера юрдепартамент самостоятельно развивает лигал-дизайн-систему и масштабирует её на новые задачи. Коллеги из «Газпром нефти» уже сами унифицировали форматы таблиц и списков, разработали набор стандартных формулировок под разные ситуации, а также кастомизировали под свои задачи панель инструментов в ворде.
Настройка форматирования — это регулярное действие, которое юристы совершают ежедневно по нескольку раз. Поэтому его нужно обязательно стандартизировать.
Специально для юридической команды «Газпром нефти» разработали систему правил оформления документов с учётом принципов лига-дизайна. С ней юристы быстрее создают новые документы, а юрдепартаменту проще поддерживать единый высокий стандарт качества во всей группе компаний.
После Симплоера юрдепартамент самостоятельно развивает лигал-дизайн-систему и масштабирует её на новые задачи. Коллеги из «Газпром нефти» уже сами унифицировали форматы таблиц и списков, разработали набор стандартных формулировок под разные ситуации, а также кастомизировали под свои задачи панель инструментов в ворде.
Павел Тимофеев
Мы активно используем собственную надстройку для Word чтобы упростить юристам работу с документами. В один клик пользователь получает качественный документ с форматированием, заранее заданной правильной структурой и готовыми полями для заполнения. Если юрист делает справку, то он может собрать документ из готовых блоков с описанием выводов, рисков, рекомендаций. Эти блоки сразу вставляются в текст с правильным форматированием, единой сквозной нумерацией — ничего не нужно настраивать вручную.
Внедрение и масштабирование
По итогам пилотного проекта юридическая команда «Газпром нефти» решила распространить новую архитектуру на все договоры компании. Благодаря заложенным стандартам, уже без привлечения Симплоера компания разработала ещё 60 видовых условий.
Чтобы облегчить задачу по внедрению лигал-дизайна у юристов, проектная команда «Газпром нефти» на основе проекта Симплоера разработала гайдлайн. В нём описаны стандартные правила структуры, текста и форматирования документов. Затем проектная команда провела обучение юристов и бизнес-подразделений.
Чтобы облегчить задачу по внедрению лигал-дизайна у юристов, проектная команда «Газпром нефти» на основе проекта Симплоера разработала гайдлайн. В нём описаны стандартные правила структуры, текста и форматирования документов. Затем проектная команда провела обучение юристов и бизнес-подразделений.
Итог
Вместе с прогрессивной юридической командой «Газпром нефти» мы не просто обновили формы договоров — мы помогли правовой функции переосмыслить привычные подходы к договорной работе во всей группе компаний. Разработанные архитектура, структура, текст и дизайн документов позволили компании масштабировать проект на больший объем документооборота и превратить сотни неудобных шаблонов в управляемую и масштабируемую систему, которая работает на скорости бизнеса.
Запишитесь на консультацию. Расскажем, как Симплоер может помочь вашей юридической команде работать эффективнее